Tapahtumanjärjestäjälle

Harmaasudet ry tukee toimintaansa kuuluvia matkoja, susilipun saaneita projekteja sekä tapahtumanjärjestämistä monin tavoin. Tälle sivulle on kerätty periaatteet, joita toiminnan tukemisessa noudatetaan ja palvelut, joita yhdistyksen jäsenet voivat yhdistyksen toimintaa järjestäessään pyytää.

Susilippu

Susilippu on projektille myönnettävä tunnus, joka tekee projektista osan Harmaasudet ry:n toimintaa. Susilippu oikeuttaa hakemaan tapahtumalle yhdistyksen tarjoamia palveluita maksutta. Suuri osa Harmaasudet ry:n tapahtumanjärjestäjille tarjoamista palveluista on varattu ainoastaan susilipun saaneille projekteille.

Susilippu voidaan myöntää liveroolipelille, historianelävöitysmatkalle tai muulle Harmaasudet ry:n toimialaan liittyvälle projektille. Susilippua voi hakea projektille, jonka pelinjohdosta, matkanjärjestäjistä tai osallistujista vähintään kolmannes on kuluvan vuoden jäsenmaksun maksaneita yhdistyksen jäseniä. Tapahtuman tai projektin tulee olla myös Harmaasudet ry:n jäsenille suunnattu, esimerkiksi siten, että jäsenet saavat alennuksen tapahtuman maksusta ja tapahtumaa mainostetaan yhdistyksen sähköpostilistalla ja Facebook -ryhmässä.

Susilippua haetaan sähköpostitse hallitukselta vapaamuotoisella hakemuksella. Lähetä susilippuhakemus osoitteeseen hallitus@harmaasudet.fi. Hallitus käsittelee hakemuksen seuraavassa kokouksessaan ja kutsuu projektin edustajan kokoukseen antamana lisätietoja projektista. Hallituksen kokousajat löydät täältä.

Susilipun saaneen tapahtuman järjestäjät ovat velvollisia toimittamaan yhdistyksen hallitukselle tapahtumasta jälkiselvityksen kuukauden kuluessa tapahtumasta. Jälkiselvityksestä tulee aina ilmetä tapahtuman osallistujamäärä sekä lyhyt kuvaus tapahtuman toteutumisesta. Jos tapahtuma on saanut käyttöönsä yhdistyksen rahoja, on mukaan liitettävä myös tuloslaskelma. Lähetä jälkiselvitys sähköpostitse osoitteeseen hallitus@harmaasudet.fi.

Jos susilipun saanut projekti hankkii Harmaasudet ry:ltä saadulla rahallisella tuella irtainta omaisuutta, kuten larpin proppeja, jää hankittu omaisuus projektin jälkeen Harmaasudet ry:lle. Projektit voivat myös tarjota tavaroitaan lahjoitettaviksi yhdistyksen varastolle, missä niistä voi olla iloa monissa tulevissa projekteissa. Tarjoa projektin jäämistöä varastolle lähettämällä viesti osoitteeseen kalusto@harmaasudet.fi.

Yleiset periaatteet palveluiden käyttöön

1. Palvelua käyttävän on oltava yhdistyksen kuluvan vuoden jäsenmaksun maksanut jäsen. Susilipun saaneen projektin pelinjohdosta, matkanjärjestäjistä tai matkan osallistujista vähintään kolmanneksen on oltava kuluvan vuoden jäsenmaksun maksaneita yhdistyksen jäseniä.

2. Tapahtuman tai projektin, jonka järjestämiseen palveluita käytetään maksutta, tulee olla myös yhdistyksen jäsenille suunnattu, esimerkiksi siten, että jäsenet saavat alennuksen tapahtuman maksusta ja tapahtumaa mainostetaan yhdistyksen jäsenille. Suurin osa palveluista on tarkoitettu vain tällaiseen jäsenten järjestämään toimintaan, mutta esimerkiksi yhdistyksen tavaroita voidaan lainata maksua vastaan myös muille.

3. Palveluita koskevat päätökset tehdään tapauskohtaisesti

4. Kuhunkin palveluun voi liittyä tarkempia ohjeita ja ehtoja. Esimerkiksi tavaroiden ja peräkärryn lainaukseen liittyy tarkkoja ohjeita.

Yhdistyksen tarjoamat palvelut

Tukkukortti
Yhteyshenkilö on yhdistyksen hallituksen jäsen Cecilie Sundman / hallitus@harmaasudet.fi

Sähköpostilistat
Yhteyshenkilö on yhdistyksen internetvastaava Mikko Heimola / yllapito@harmaasudet.fi

Wikit
Yhteyshenkilö on yhdistyksen internetvastaava Mikko Heimola yllapito@harmaasudet.fi

Nettisivutila ja WordPress-sivut
Yhteyshenkilö on yhdistyksen internetvastaava Mikko Heimola / yllapito@harmaasudet.fi

Tavaralainat
Yhteyshenkilöt ovat yhdistyksen varastovastaavat Maria von Hertzen ja Konsta Nikkanen / kalusto@harmaasudet.fi
Treenikaudella mättötreenivälineiden lainauksista vastaa taisteluvastaava Julius Väliaho / kalusto@harmaasudet.fi

Peräkärry
Yhteyshenkilöt ovat yhdistyksen perävaunuvastaavat Maria von Hertzen ja Cecilie Sundman hallitus@harmaasudet.fi

Raha
Yhdistyksen rahankäytöstä päättää yhdistyksen hallitus / hallitus@harmaasudet.fi

Yhdistyksen tiedotuskanavien käyttö projektin mainostamiseen
Näitä ovat mm. susilista, nettisivut ja fb-ryhmä.
Yhteyshenkilö on yhdistyksen tiedottaja Maria von Hertzen / tiedotus@harmaasudet.fi
Nettisivujen päivittämiseen ja yhdistyksen sähköpostilistoihin liittyvissä asioissa voit ottaa yhteyttä myös ylläpitotiimiin / yllapito@harmaasudet.fi

Sunnuntaivuorojen käyttömahdollisuus
Yhteyshenkilö on yhdistyksen sunnuntaivastaava Maria von Hertzen / maria.von.hertzen at gmail.com

Nuorisoasiainkeskuksen tilojen hakeminen yhdistyksen nimissä
Yhdistyksen hallitus antaa luvan yhdistyksen nimen käyttämiseen tilojen hakemisessa.
Lisätietoja

Nuorisoasiainkeskuksen muiden palvelujen käyttäminen yhdistyksen nimissä
Näitä ovat mm. AV- ja leirivälinelainaamo sekä monistamo.
Yhdistyksen hallitus antaa luvan yhdistyksen nimen käyttämiseen Nuorisoasiainkeskuksen kanssa asioitaessa. Nuorisoasiainkeskuksen monia palveluita voivat käyttää suoraan yksityisinä henkilöinä alle 30-vuotiaat helsinkiläiset. Lisätietoja

Alkuperäiset ohjeet on hyväksytty hallituksen kokouksessa 24.4.2014.

Yhteyshenkilöt päivitetty 21.6.2016.
Päivitetyt ohjeet on hyväksytty hallituksen kokouksessa 11.8.2016.

Kaikki hallituksen jäsenet tavoitat sähköpostitse osoitteesta hallitus@harmaasudet.fi


Esiintymisiä koskevat tiedustelut voi lähettää osoitteeseen tiedotus@harmaasudet.fi

Yhdistyksen tavaroita koskevat tiedustelut voi lähettää osoitteeseen kalusto@harmaasudet.fi

Harmaasudet ry
Iso Roobertinkatu 9 B 16
00120 Helsinki